O sentido etimológico da palavra burocracia tem origem nos componentes lingüísticos do francês bureau – escritório – e do grego, krátos – poder. Portanto, a palavra burocracia dá a idéia de um exercício do poder por meio dos escritórios, ou de um poder dos escritórios ou ainda de um poder que flui a partir dos escritórios.
A burocracia é um sistema de autoridades distribuídas de forma hierárquica. Justamente por seus argumentos encontrarem fundamentos dentro de uma ordem legal, a burocracia é a ferramenta muito eficaz da administração moderna, seja do ponto de vista estatal ou empresarial
Por intermédio de "contratos" e “documentos” ou outra ferramenta que signifique relação de autoridade dentro de uma empresa ou governo, o processo ganha legitimidade a partir de sua relação com o sistema legal em vigência. Assim, a posição de cada burocrata e as relações que este deve manter, seja com um superior ou com um subordinado, ou mesmo com seus próprios colegas de nível, são impositivamente determinadas por regras impessoais, estritas e escritas. A margem de relação pessoal tende a ser diminuída ao máximo, vale a racionalidade hierárquica do sistema administrativo, os direitos e deveres presentes em cada posição, vale a circulação de “documentos” e a pronta resposta a estes “documentos”.
Dentre as características da burocracia podemos visualizar a impessoalidade como a sua principal marca e, em seguida, a concentração do poder de administração – tal concentração gera um efeito de autoridade quase indestrutível. Há o domínio do principio da legalidade no funcionamento das organizações, o que significa dizer que tudo que for feito dentro de um regime burocrático ganha um ar de autoridade, não podendo mais ser contestado. Portanto, se é “oficial”, assim seja feito. Neste âmbito, o dever de cada um é fazer seu trabalho dentro de um processo a partir de critérios impessoais, além do valor de cada um permanecer restrito a realização de sua atividade específica.
Nenhum regime burocrático funciona sem um conjunto de normas e regras, sem o estabelecimento de uma rotina de atividades e sem os meios de coerção (a própria manutenção da rotina pode ser interpretada como uma ação coercitiva) e de recompensa (o salário). Todos estes aspectos garantem a pressão necessária para que o processo continue fluindo em sua regularidade.
A atribuição de responsabilidades e autoridades acontece dentro de uma hierarquia de autoridade vertical, com respectivos deveres e subordinações. Nesta relação há sempre a tendência de conduzir todos os processos dentro de um regime de documentos escritos, numa freqüente circulação de papeis – papeis que vão, papeis que vêm.
Como reconhecer um burocrata? Ele geralmente se acredita livre. Foi nomeado para exercer sua função tendo por critério sua habilitação no cargo. Exerce sua autoridade de acordo com regras impessoais E é a partir da fidelidade a estas regras que é medida a sua lealdade, ou seja, quanto mais fiel aos deveres, mais qualificado é e mais tempo permanecerá no cargo, valendo-se unicamente de suas qualificações técnicas. Servindo a uma autoridade que se encontra mais acima de sua função, se considera responsável apenas pela execução imparcial das tarefas que lhe foram atribuídas, devendo, neste sentido, abrir mão de seus posicionamentos pessoais, sobretudo se estes vão contra seus deveres.
A questão, perigosa questão, proveniente das relações burocráticas se encontra no fato dos subordinados aceitarem as ordens dos superiores como justificadas. Tal obediência não acontece de uma pessoa para outra, mas a partir e a um sistema de normas e regras previamente estabelecidas, obedecendo-se às normas e às regras, segue-se a rotina. Na burocracia não são os sujeitos quem agem, quem atuam, são as funções que funcionam usando estes sujeitos e assim continuará enquanto estes aceitarem o conjunto de normas e regras que são encaradas como legítimas e das quais advém o comando. Estes sujeitos são considerados apenas em função da subordinação às quais se submetem e da rotina que mantém. É por este motivo que onde há burocracia aquele que mais se subordina é aquele que mais é recompensado.
Sem uma devoção à rotina e às regras a burocracia perde em eficácia, daí ser tão importante fazer com que tais rotinas e regras sejam não apenas seguidas, mas desejadas. Quando isto acontece é o sinal de que a burocracia adquiriu o status de valor absoluto, ou seja, a rotina e as regras se tornaram coisas sagradas e não apenas objetivos de uma função, agora é o amor pela rotina e pelas regras que nortearão a ação do sujeito.
Alexsandro A. Oliveira
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